Warum Struktur und Organisation für den Erfolg von Unternehmern so wichtig sind

Liebe Unternehmer,

das nachfolgende Gespräch führte ich mit Petra Schmidt, Profilplan Bürostrukturierung aus Bernau. Petra Schmidt ist Expertin für Büroorganisation und Zeitmanagement und berät Unternehmer und Unternehmen seit mehr als 10 Jahren dabei, die eigenen Ressourcen effektiver und effizienter einzusetzen. Lassen Sie sich inspirieren…

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Jörg Mann, der Coach für Unternehmer: Guten Tag Frau Schmidt, Sie beschäftigen sich mit Klarheit in Zeit und Raum. Was darf ich mir darunter vorstellen?

Petra Schmidt, Profilplan Bürostrukturierung: Unser unternehmerischer Arbeitsalltag sieht doch meistens so aus: wir hetzen von Termin zu Termin, dazwischen ein paar E-Mails, Telefonate, kurze Abstimmung mit Mitarbeitern – ach, und schon wieder neue Mails. Und die Post liegt auch noch auf dem Tisch. Da geht die Klarheit und Übersicht schon mal verloren. Dabei ist es doch gerade als Unternehmer so wichtig, Klarheit zu haben. Klarheit über die eigenen Ziele, über die Zukunftsaussichten, über Mitbewerber, den Markt – und natürlich die Kunden.

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Das große Problem dabei ist meist die Zeit. Wir haben viel zu wenig davon. Viele vernachlässigen Schlaf und Erholungsphasen, um aus den 24 Stunden, die uns allen täglich zur Verfügung stehen, ein paar mehr für die Arbeit herauszuschlagen. Doch das geht meist nach hinten los: auf Dauer geht uns die Übersicht noch mehr verloren. Denn die Arbeit hat doch die Tendenz, immer mehr zu werden.

Es gilt also, nicht die Zeit zu vermehren – weil das nun mal nicht geht – sondern den Dingen Raum zu geben, die wichtig für meinen Erfolg sind. Die Dinge, die mich weiterbringen, mein Unternehmen gedeihen lassen, meine Ideen und Visionen Realität werden lassen. Raum geben heißt dabei auch: Platz haben. Im übertragenen Sinn wie im wörtlichen. Wer an einem Schreibtisch voll mit Stapeln sitzt ist wie der Hamster in seinem Rad. Zu viele ungetane Dinge schreien „HIER!“. Da geht die Klarheit und Übersicht schon mal verloren.

Selbst bei denen, die mit dem Etikett „kreativer Chaot“ kokettieren und meist recht genau wissen, in welchem der vielen Stapel nun der Brief von Herrn X liegt.

Jörg Mann, der Coach für Unternehmer: Viele Unternehmer meinen ja, dass diese Themen in wirtschaftliche schwierigen Zeiten nicht so wesentlich sind. Was sagen Sie diesen Unternehmern?

Petra Schmidt, Profilplan Bürostrukturierung: Das eigentliche Missverständnis der meisten Unternehmer liegt darin, dass sie Ursache und Wirkung verwechseln. Ordnung und Struktur im besten Fall als Luxus, meist aber als Einengung, Korsett und Zwang von außen empfinden. Aber es geht ja nicht um Ordnung als Selbstzweck. Mir ist es ziemlich egal, wie „aufgeräumt“ es in einem Büro aussieht und es geht überhaupt nicht darum, alle Stifte parallel zueinander im rechten Winkel zur Tischkante auszurichten.

Es geht doch um die Struktur HINTER dem Papier. Die Struktur im Kopf des Unternehmers und im Folgeschritt auch die Struktur in den Köpfen seiner Mitarbeiter. Wenn ich mir nicht klar darüber bin, was ich erreichen will und welche Wege ich gehen will, wenn mir das nicht klar und strukturiert vor Augen ist – wie will ich dann überdurchschnittlichen Erfolg haben? Wie sollen meine Kunden wissen, was mein Unternehmen will, wenn ich das nicht selbst weiß?

Und Unordnung, Stapel, Chaos sind ein Symptom dafür, dass Strukturen nicht klar sind. Dass ich nicht weiß, was ich mit dem ganzen Papier nun eigentlich anfangen soll – denn zum Kerngeschäft des Unternehmers gehört es ja tatsächlich nicht. Besonders Einzel- und Kleinunternehmen kämpfen damit. Doch auch große Unternehmen kennen das Problem: hier ist die fehlende Struktur meist eine fehlende Kommunikationskultur.

Gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten haben Unternehmer und ihre Mitarbeiter doch mehr Zeit. Wenn ich unterdurchschnittlich viele Aufträge abarbeiten muss, dann ist es unternehmerisch klug, die „übrige“ Zeit in die Zukunft zu investieren. In Strukturen, die es meinem Unternehmen ermöglichen, sofort „Dampf zu machen“, sobald die Wirtschaft in Schwung kommt. Und dann mit hohem Tempo meiner Konkurrenz davonzufahren.

Insofern ist die Investition in mehr Klarheit und mehr Struktur kein Luxus, sondern eine überaus kluge unternehmerische Entscheidung.

Jörg Mann, der Coach für Unternehmer: Sie beschäftigen sich ja auch mit Zeitmanagement. Warum ist das für Unternehmer so wichtig für den Erfolg?

Petra Schmidt, Profilplan Bürostrukturierung: Zeit ist das einzige, was sich unserer Manipulation komplett entzieht. Ich kann zwar auf einem Hektar Land mit Hilfe von Technik, Dünger und Innovationskraft die doppelten oder dreifachen Erträge erwirtschaften, aber weder den 24 Stunden, die mir täglich zur Verfügung stehen noch den Tagen meines Lebens kann ich auch nur eine einzige Sekunde hinzufügen. Also ist es ganz entscheidend, womit ich meine Zeit verbringe. Zeitmanagement bedeutet also nicht, die Zeit zu managen, sondern zu managen, womit ich meine Zeit verbringe. Das ist ein gewaltiger Unterschied!

Niemand wird auf seinem Sterbebett bereuen, zuwenig Zeit mit Arbeit verbracht zu haben. Gutes Zeitmanagement hat also auch sehr viel mit einem ausgewogenen Verhältnis zu tun zwischen Arbeiten, Freizeit und Gemeinschaft. Und das hängt wieder ganz eng damit zusammen, wie klar mir ist, was ich will im Leben. Zeit- und Zielmanagement ist sozusagen die spirituelle Komponente unseres Lebens.

Das klassische Zeitmanagement, mit Hilfe von Zeitplanungsinstrumenten mehr aus seinem Tag herauszuholen, ist nur ein Aspekt, den ich eher als Hilfsmittel betrachte, unseren komplexen Arbeitsalltag überhaupt zu strukturieren und zu bewältigen. Klassische Zeitmanagement-Methoden sollen mir das Leben erleichtern und müssen immer so einfach sein, dass sie nicht zusätzlichen bürokratischen Aufwand bedeuten.

Jörg Mann, der Coach für Unternehmer: Haben Sie zum Schluss noch einige konkrete Tipps, von denen Unternehmer sofort einen Nutzen haben?

Petra Schmidt, Profilplan Bürostrukturierung: Der wichtigste Tipp ist sicher: Werden Sie sich bei jeder Tätigkeit klar darüber, ob sie sinnvoll und notwendig ist. Brauchen Sie alle Newsletter, die Sie abonniert haben wirklich? Müssen Sie über Twitter immer wissen, bei wem die Sonne scheint oder wer gerade gute Laune hat? Ist jeder Fachartikel wirklich unverzichtbar? Und wieviele Meetings könnten ohne Sie genauso stattfinden?

Agieren Sie, statt zu reagieren und zu funktionieren – springen Sie aus dem Hamsterrad und verschaffen Sie sich Klarheit, was Sie wirklich weiterbringt.

Und seien Sie neugierig, auch mal Neues auszuprobieren. Aber das wissen Sie als Unternehmer ohnehin schon längst!

Jörg Mann, der Coach für Unternehmer: Frau Schmidt, ich bedanke mich für die Inspirationen und Unterstützung , die Sie uns Unternehmer mit Ihrer Tätigkeit geben.

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Mehr über das Leistungsangebot von Profilplan Bürostrukturierung und Petra Schmidt erfahren Sie unter www.profilplan.de. Dort gibt es übrigens auch einen interessanten kostenlosen Ratgeber zum Download.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg

Jörg Mann
Der Coach für Unternehmer

www.twitter.com/ErfolgCoach

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