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Warum Struktur und Organisation für den Erfolg von Unternehmern so wichtig sind
Liebe Unternehmer,
das nachfolgende Gespräch führte ich mit Petra Schmidt, Profilplan Bürostrukturierung aus Bernau. Petra Schmidt ist Expertin für Büroorganisation und Zeitmanagement und berät Unternehmer und Unternehmen seit mehr als 10 Jahren dabei, die eigenen Ressourcen effektiver und effizienter einzusetzen. Lassen Sie sich inspirieren…
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Jörg Mann, der Coach für Unternehmer: Guten Tag Frau Schmidt, Sie beschäftigen sich mit Klarheit in Zeit und Raum. Was darf ich mir darunter vorstellen?
Petra Schmidt, Profilplan Bürostrukturierung: Unser unternehmerischer Arbeitsalltag sieht doch meistens so aus: wir hetzen von Termin zu Termin, dazwischen ein paar E-Mails, Telefonate, kurze Abstimmung mit Mitarbeitern – ach, und schon wieder neue Mails. Und die Post liegt auch noch auf dem Tisch. Da geht die Klarheit und Übersicht schon mal verloren. Dabei ist es doch gerade als Unternehmer so wichtig, Klarheit zu haben. Klarheit über die eigenen Ziele, über die Zukunftsaussichten, über Mitbewerber, den Markt – und natürlich die Kunden.
Das große Problem dabei ist meist die Zeit. Wir haben viel zu wenig davon. Viele vernachlässigen Schlaf und Erholungsphasen, um aus den 24 Stunden, die uns allen täglich zur Verfügung stehen, ein paar mehr für die Arbeit herauszuschlagen. Doch das geht meist nach hinten los: auf Dauer geht uns die Übersicht noch mehr verloren. Denn die Arbeit hat doch die Tendenz, immer mehr zu werden.
Es gilt also, nicht die Zeit zu vermehren – weil das nun mal nicht geht – sondern den Dingen Raum zu geben, die wichtig für meinen Erfolg sind. Die Dinge, die mich weiterbringen, mein Unternehmen gedeihen lassen, meine Ideen und Visionen Realität werden lassen. Raum geben heißt dabei auch: Platz haben. Im übertragenen Sinn wie im wörtlichen. Wer an einem Schreibtisch voll mit Stapeln sitzt ist wie der Hamster in seinem Rad. Zu viele ungetane Dinge schreien “HIER!”. Da geht die Klarheit und Übersicht schon mal verloren.
Selbst bei denen, die mit dem Etikett “kreativer Chaot” kokettieren und meist recht genau wissen, in welchem der vielen Stapel nun der Brief von Herrn X liegt.
Jörg Mann, der Coach für Unternehmer: Viele Unternehmer meinen ja, dass diese Themen in wirtschaftliche schwierigen Zeiten nicht so wesentlich sind. Was sagen Sie diesen Unternehmern?
Petra Schmidt, Profilplan Bürostrukturierung: Das eigentliche Missverständnis der meisten Unternehmer liegt darin, dass sie Ursache und Wirkung verwechseln. Ordnung und Struktur im besten Fall als Luxus, meist aber als Einengung, Korsett und Zwang von außen empfinden. Aber es geht ja nicht um Ordnung als Selbstzweck. Mir ist es ziemlich egal, wie “aufgeräumt” es in einem Büro aussieht und es geht überhaupt nicht darum, alle Stifte parallel zueinander im rechten Winkel zur Tischkante auszurichten.
Es geht doch um die Struktur HINTER dem Papier. Die Struktur im Kopf des Unternehmers und im Folgeschritt auch die Struktur in den Köpfen seiner Mitarbeiter. Wenn ich mir nicht klar darüber bin, was ich erreichen will und welche Wege ich gehen will, wenn mir das nicht klar und strukturiert vor Augen ist – wie will ich dann überdurchschnittlichen Erfolg haben? Wie sollen meine Kunden wissen, was mein Unternehmen will, wenn ich das nicht selbst weiß?
Und Unordnung, Stapel, Chaos sind ein Symptom dafür, dass Strukturen nicht klar sind. Dass ich nicht weiß, was ich mit dem ganzen Papier nun eigentlich anfangen soll – denn zum Kerngeschäft des Unternehmers gehört es ja tatsächlich nicht. Besonders Einzel- und Kleinunternehmen kämpfen damit. Doch auch große Unternehmen kennen das Problem: hier ist die fehlende Struktur meist eine fehlende Kommunikationskultur.
Gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten haben Unternehmer und ihre Mitarbeiter doch mehr Zeit. Wenn ich unterdurchschnittlich viele Aufträge abarbeiten muss, dann ist es unternehmerisch klug, die “übrige” Zeit in die Zukunft zu investieren. In Strukturen, die es meinem Unternehmen ermöglichen, sofort “Dampf zu machen”, sobald die Wirtschaft in Schwung kommt. Und dann mit hohem Tempo meiner Konkurrenz davonzufahren.
Insofern ist die Investition in mehr Klarheit und mehr Struktur kein Luxus, sondern eine überaus kluge unternehmerische Entscheidung.
Jörg Mann, der Coach für Unternehmer: Sie beschäftigen sich ja auch mit Zeitmanagement. Warum ist das für Unternehmer so wichtig für den Erfolg?
Petra Schmidt, Profilplan Bürostrukturierung: Zeit ist das einzige, was sich unserer Manipulation komplett entzieht. Ich kann zwar auf einem Hektar Land mit Hilfe von Technik, Dünger und Innovationskraft die doppelten oder dreifachen Erträge erwirtschaften, aber weder den 24 Stunden, die mir täglich zur Verfügung stehen noch den Tagen meines Lebens kann ich auch nur eine einzige Sekunde hinzufügen. Also ist es ganz entscheidend, womit ich meine Zeit verbringe. Zeitmanagement bedeutet also nicht, die Zeit zu managen, sondern zu managen, womit ich meine Zeit verbringe. Das ist ein gewaltiger Unterschied!
Niemand wird auf seinem Sterbebett bereuen, zuwenig Zeit mit Arbeit verbracht zu haben. Gutes Zeitmanagement hat also auch sehr viel mit einem ausgewogenen Verhältnis zu tun zwischen Arbeiten, Freizeit und Gemeinschaft. Und das hängt wieder ganz eng damit zusammen, wie klar mir ist, was ich will im Leben. Zeit- und Zielmanagement ist sozusagen die spirituelle Komponente unseres Lebens.
Das klassische Zeitmanagement, mit Hilfe von Zeitplanungsinstrumenten mehr aus seinem Tag herauszuholen, ist nur ein Aspekt, den ich eher als Hilfsmittel betrachte, unseren komplexen Arbeitsalltag überhaupt zu strukturieren und zu bewältigen. Klassische Zeitmanagement-Methoden sollen mir das Leben erleichtern und müssen immer so einfach sein, dass sie nicht zusätzlichen bürokratischen Aufwand bedeuten.
Jörg Mann, der Coach für Unternehmer: Haben Sie zum Schluss noch einige konkrete Tipps, von denen Unternehmer sofort einen Nutzen haben?
Petra Schmidt, Profilplan Bürostrukturierung: Der wichtigste Tipp ist sicher: Werden Sie sich bei jeder Tätigkeit klar darüber, ob sie sinnvoll und notwendig ist. Brauchen Sie alle Newsletter, die Sie abonniert haben wirklich? Müssen Sie über Twitter immer wissen, bei wem die Sonne scheint oder wer gerade gute Laune hat? Ist jeder Fachartikel wirklich unverzichtbar? Und wieviele Meetings könnten ohne Sie genauso stattfinden?
Agieren Sie, statt zu reagieren und zu funktionieren – springen Sie aus dem Hamsterrad und verschaffen Sie sich Klarheit, was Sie wirklich weiterbringt.
Und seien Sie neugierig, auch mal Neues auszuprobieren. Aber das wissen Sie als Unternehmer ohnehin schon längst!
Jörg Mann, der Coach für Unternehmer: Frau Schmidt, ich bedanke mich für die Inspirationen und Unterstützung , die Sie uns Unternehmer mit Ihrer Tätigkeit geben.
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Mehr über das Leistungsangebot von Profilplan Bürostrukturierung und Petra Schmidt erfahren Sie unter www.profilplan.de. Dort gibt es übrigens auch einen interessanten kostenlosen Ratgeber zum Download.
Ich wünsche Ihnen viel Erfolg
Jörg Mann
Der Coach für Unternehmer
Megatrends, die Sie als Unternehmer interessieren werden
Soeben habe ich drei Dokumente des Zukunftsinstitutes als pdf erhalten, die Sie als Unternehmer sicherlich auch interessieren werden. Dabei geht es um die drei Megatrends Globalisierung, Mobiltät und Ökologie.
Hier können Sie diese Dokumente nachlesen:
Als Unternehmer fand ich persönlich ich den Trend zur Neo Ökologie am interssantesten.
Ich wünsche Ihnen viel Erfolg
Jörg Mann
Der Coach für Unternehmer
Wer will schon solche Kunden?
Wenn Kunden die Leistungen oder Angebote immer weniger schätzen, so kann das zu unangenehmen Entwicklungen führen.
Als ich den nachfolgenden Film auf You Toube sah, fühlte ich mich an manche Szene erinnert, die ich als Werber mit Kunden erlebte.
Das liegt gerade in dieser Branche daran, dass viele Agenturen wesentliche Teile ihrer Leistung (scheinbar) verschenken. Die Notwendigkeit dafür resultiert oft aus einer schwachen, austauschbaren Positionierung des Anbieters, der sich dann über Gratisangebote zu profilieren sucht. Und die Kunden gewöhnen sich in der Folge daran und setzen Gratisleistungen ebenso selbstverständlich voraus wie die Protagonisten in diesem Film.
Meine Erfahrung dazu ist – eigentlich wenig verwunderlich – das solche Angebote sich im Endeffekt nie rechnen. Und dass man auf Kunden, die solche Forderungen stellen, wie Sie diese hier im Film sehen, als Unternehmer am besten verzichten sollte.
Viel Erfolg für Sie
Jörg Mann
Der Coach für Unternehmer
Filmprojekt HOME
Ich möchte Sie auf den Film HOME vom Yann Arthus-Bertrand hinweisen, der unsere Erde in spektakulären Luftaufnahmen zeigt.
Der Film behandelt die großen ökologischen Fragen der Erde und bietet Lösungen an. Ziel ist es Menschen auf der ganzen Welt mit diesem Film zu erreichen. Auch soll der Film zeigen, dass jeder ein Stück zum Ganzen beiträgt und sich seiner Verantwortung nicht entziehen kann. Ein Theme das jeden angeht, erst recht natürlich jeden Unternehmer.
Hier der Trailer auf YouTube:
Der Film selbst ist hier in voller Länge kostenfrei auf YouTube zu sehen. Die Homepage des Projects findet sich hier.
Angebote
Ich habe den Film auf You Tube gesehen – grandiose Aufnahmen und eine wichtige Bostschaft. Tipp: Unten rechts kann man deutsche Untertitel einblenden.)
Ich bin gespannt auf Ihr Feedback.
Jörg Mann
Der Coach für Unternehmer
Lachen ist gesund
Lachen ist gesund – das sagt der Vorlksmund vollkommen zu recht.
Denn Lachen hat – nachgewiesen – unglaubliche positive Effekte auf die seelische und körperliche Verfassung jedes Menschen.
Und das Ungewöhnliche ist: Es geht sogar, wenn wir einfach so lachen, ganz ohne Grund. Probieren Sie es, es funktioniert. Allerdings: 5 Minuten sollten Sie schon durchhalten.
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Wenn es Ihnen leichter fällt, nehmen Sie doch diesen Film zur Hilfe, dann gelingt es ganz sicher sicher:
Viel Spaß dabei :)))
Jörg Mann
Der Coach für Unternehmer
Dramatische Veränderung der Marketing-Realität
Die Marketing-Realität hat sich in den letzten Jahren und Jahrzehnten damatisch verändert.
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Diese Veränderung hat die Werbeagentur Scholz & Friends in einem treffenden und dabei äußerst unterhaltsamen Spot dargestellt, zu dem ich Sie als Unternehmer jetzt hier einladen möchte:
Viel Erfolg für Sie
Jörg Mann
Der Coach für Unternehmer
Außenwirkung von Unternehmern
Warum es so wichtig ist, wie Sie als Unternehmer wirken
“Der erste Eindruck zählt”, sagt der Volksmund ganz zu Recht.
Mittlerweile ist es ein Fakt, dass äußere Einflussfaktoren wie der optische Eindruck, das Benehmen und – ebenfalls ganz wichtig – die Stimme entscheidende Erfolgsfaktoren im Umgang mit Kunden und Geschäftspartner sind.
Ja, es ist sogar erwiesen, dass diese Faktoren oft wichtiger für das letztendliche Ergebnis eines Gespräches oder einer Verhandlung sind, als die eigentlichen Argumente, die diskutiert werden.
Das bedeutet aber: Selbst wenn die Fakten stimmen, ist die Wahrscheinlichkeit eines Erfolges geringer, wenn (aus Sicht Ihres Gesprächspartners) die äußeren Faktoren nicht stimmig sind.
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Dazu gehört in erster Linie, dass Sie als Persönlichkeit authentisch und glaubwürdig rüberkommen. Das betrifft sowohl Ihre Köpersprache als auch Ihre Stimme und die Art, wie Sie sprechen. Wichtig sind natürlich auch Ihre Umgangsformen, auch Etikette genannt.
Hier zählt sowohl Ihre eigentliche äußere Erscheinung, aber natürlich auch die Art, wie Sie sich benehmen. Und da gibt es nicht nur international viele unterschiedliche Gepflogenheiten, die man als Unternehmer kennen und beherzigen sollte.
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Nachfolgend einige in diesem Zusammenhang nützliche Tipps bzw. Links:
- Arno Fischbacher hat mit “Erfolgsfaktor Stimme” ein wunderbares und erkenntnisreiches Buch geschrieben, das ich nur empfehlen kann. Mehr über dieses Buch erfahren Sie hier
- - Gut gefallen hat mir die Serie von drei Beiträgen, die ich im Blog “Schokolandendes” unter dem Titel “Verhaltensregeln, mit denen Sie garantiert erfolgreicher werden” gefunden habe. Hier können Sie diese nachlesen
- - Die Wirtschaftswoche hat einen sehr umfangreichen Artikel über Benimmregeln in verschiedenen Ländern und Kulturkreisen veröffentlicht, den ich nur empfehlen kann. Hier geht es weiter
Ich wünsche Ihnen viel Erfolg
Jörg Mann
Der Coach für Unternehmer
Die interessantesten Artikel für Unternehmer
Ich stelle für Sie als Unternehmer regelmäßig die interessantesten Artikel aus der deutschen Wirtschaftszeitschrift Brand Eins zusammen – eben Artikel, die inspirierend sind für Unternehmer.
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Ich möchte Sie zu dieser Auswahl einladen, lassen Sie sich als Unternehmer anregen und inspirieren (Grafik klicken)
Jörg Mann
Der Coach für Unternehmer
Als Unternehmer twittern?
Der Microblogging-Dienst Twitter ist ja gerade in aller Munde.
Viele Unternehmer fragen sich, ob es wieder mal ein Hype ist, dem man abwarten kann, oder ob es sinnvoll ist, auf diesen bereits rasenden Zug aufzuspringen.
Bei der Wirtschaftswoche und der Zeit habe ich einige interessante Artikel gefunden, die weiterhelfen bei der Beantwortung dieser Fragen:
- Warum wir twittern mehr
- 27 Tipps über die Selbstvermarktung via Twitter mehr
- Ein Twitter Erfahrungsbericht mehr
- Das Geschäft mit der Geschwätzigkeit mehr
- Wer Twitter heute nutzt mehr
- Hier ein informatives Video zum Thema:
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Aktuell:
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Sie wollen mehr erfahren?
Dann empfehle ich die Lektüre von “Twitter. Mit 140 Zeichen zum Web 2.0″
Hier meine Rezension zu diesem Buch:
“Aktuell schwappen ja Twitter und Faccebook als Social Networking Anwendungen auch über in den kommerziellen Bereich – daher wird es für immer mehr Unternehmer interessant, sich mit diesen Phänomenen auseinanderzusetzen und herauszufinden, ob und wie sich das Ganze in das eigene Marketing- und Kommunikationskonzept einbinden lässt.
So stehe auch ich vor der Frage, ob mir diese Dienste nutzen können. Und vor der Beantwortung geht es natürlich erst einmal darum, auszubekommen, wie sich das scheinbar so simple Twitter bedienen lässt.
Hier gibt das vorliegende Buch eine gute und leicht verständliche Anleitung, die den User Schritt für Schritt weiter in die Materie einführt und mit nützlichen Zusatzfunktionen und –tools vertraut macht.
Die Autoren haben Twitter für Unternehmer ein eigenes Kapitel gewidmet, das ich – ebenfalls sehr nützlich fand.
Tatsächlich verstärkt sich bei näherer Beschäftigung mit Twitter der Eindruck, dass Twitter auch für Unternehmer ein nützliches Angebot ist, das die Auseinadersetzung lohnt. Schon deshalb, weil Twitter – zumindest für größere Unternehmen – unbedingt überwacht werden muss, wohnt doch dem Medium die Macht inne, Informationen sehr schnell zu verbreiten.
Also: Wer sich schnell in Twitter einarbeiten möchte und wer Twitter und die Möglichkeiten damit verstehen will, dem sei das flott zu lesende Buch empfohlen.”
Natürlich habe ich auch begonnen, zu twittern, mich finden Sie zur Zeit so (bitte Grafik klicken):
Viel Erfolg für Sie – mit oder ohne Twitter
Jörg Mann
Der Coach für Unternehmer
Tipps für ein besseres Xing-Profil – Akquise mit Xing
Bei Wirtschaftswoche Online habe ich diesen interessanten Artikel über die Gestaltung des eigenen Xing-Profils gelesen, eine insbesondere für Unternehmer immer wichtigeres Medium (bitte auf die Grafik klicken).
Der Xing-Experte Jochen Ruhmohr hat in seinem Blog ein Video über die Akquise mit Xing veröffentlicht, zu dem ich Sie hier einladen möchte:
Viel Erfolg bei Ihrer Akquisition
Jörg Mann
Der Coach für Unternehmer
KfW & BAFA geprüfter Experte
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- Unternehmer.de
